Interviu Petrica Muresan, C.E.O platforma SSM.ro - Digitalizarea in relatiile munca si SSM

“DOSARUL DIGITAL” inlocuieste “DOSARUL CU SINA” in domeniul securitatii si sanatatii in munca si a relatiilor de munca odata cu aparitia cadrului legal conferit de O.U.G. Nr. 36 din 06.05.2021
 
Da, putem spune de acum adio sintagmei “pix cu pasta sau stilou”  consacrate de mai bine de 50 de ani din normele care au reglementat securitatea si sanatatea in munca ( protectia muncii ) in Romania,  declara C.E.O primei platforme de gestionare digitala a activitatii de Securitate si Sanitate in Munca/Relatiilor de munca/Prevenirea si Stingerea Incendiilor   -  SSM.ro - Petrica Muresan (C.E.O platforma SSM.ro)

Utilizand aplicatia SSM.RO de pe un laptop, o tableta sau un smartphone,  se pot economisi tone de  hartie , sume importante de bani si nu in ultimul rand TIMP.

Odata  cu aparitia noilor reglementari legislative in domeniul relatiilor de munca (H.R) si activitatii de securitate si sanatate in munca (S.S.M.)  prevazute in O.U.G. 36/06.05.2021 privind utilizarea semnaturii electronice avansate sau semnaturii electronice calificate insotite de marca temporala si sigiliul electronic calificat al angajatorului , profesionistii care activeaza in domeniul securitatii si sanatatii in munca, dar si angajatorii si salariatii acestora, au o alternativa electronica la “dosarul cu sina”/ instruirea la sala”/“semnarea documentelor cu pix si pasta“. Acestia au la dispozitie aplicatia SSM.RO,  care permite incarcarea documentatiei necesare alcatuirii dosarului pentru activitatea de ssm, cat si realizarea tuturor tipurilor de instruire prevazute de lege, avand acces la informatiile introduse in aplicatie in conditii de stocare de maxima siguranta a datelor.

Sub presiunea pandemiei am invatat si ne-am adaptat sa utilizam mai des tehnologia digitala  in viata de zi cu zi. Cu atat mai mult, in activitatea profesionala este necesara adaptarea la nou, integrarea in lumea “dosarului digital” fiind absolut necesara.
Toti trebuie sa fim constienti de rolul digitalizarii in domeniul activitatii de securitate si sanatate in munca si a relatiilor de munca si totodata sa fim deschisi catre aceasta noua provocare……..DIGITALIZAREA.

 Ne bucuram ca putem experimenta si implementa o aplicatie digitala menita sa usureze munca si sa economiseasca timp si resurse materiale atat inspectorilor ssm/hr si  angajatorilor, cat si lucratorilor deopotriva, fiind un instrument care poate deveni indispensabil profesionistilor din acest domeniu. Aplicatia SSM.RO permite desfasurarea activitatii de securitate si sanatate in munca si a relatiilor de munca,  de oriunde si oricand, permitand un  acces rapid si securizat la datele incarcate in platforma, eficienta, rapiditate, productivitate si o reducere considerabila a costurilor.

Platforma digitala SSM.RO ofera specialistilor din domeniu SSM/HR posibilitatea de a utiliza un instrument modern in munca lor prin economisirea de resurse materiale si timp, cu efect pozitiv in calitatea serviciilor prestate conferind sansa si totodata oportunitatea de a se organiza eficient, usor si practic activitatea de SSM. Instruirile si evaluarile angajatilor se realizeaza de la distanta, deasemenea si testarile periodice, prin chestionare online. Interactiunea cu institutiile publice nu este doar mai rapida si eficienta, ci si mai practica si transparenta.

 

1. SSM.ro -  Cum si cand a aparut ideea ? 

Plecand de la dorinta de schimbare a unor mentalitati de genul ... nu se poate face digitalizare in SSM/PSI/HR , in urma cu 4 ani, am inceput sa scriem primele coduri ale unui draft de aplicatie care sa poata demonstra ca acest lucru este posibil si chiar foarte accesibil tuturor.
Trebuie sa va marturisesc ca desi  ideea a fost prezentata in mai multe conferinte de specialitate si in mediile profesionale, acest concept a fost privit cu reticenta. Ideea a starnit controverse nu pentru ca cineva ar fi avut argumente pentru a nega avantajele aduse de existenta unui astfel de concept, ci pentru ca realizarea unei astfel de platforme care sa imbine cerintele legate de eficienta cu cele privind legalitatea documentelor intocmite si administrate de platforma, parea nerealizabila.

In mod salutar, aceasta perceptie sceptica nu a existat in mediul universitar, unde, incepand cu anul 2019, s-a apreciat ca o astfel de idee poate face obiectul unei teze de doctorat si ca poate fi dezvoltata in cadru Scolii doctorale din cadrul Universitatii Transilvania din Brasov, teza de doctorat a subsemnatului, care in prezent se afla in curs de finalizare.

Ideea a aparut in primul rand din dorinta de a avea o alternativa viabila si bineinteles legala, la dosarul cu sina, creand astfel conceptul ca “dosarul cu sina” sa devina ”dosarul online”. Activand de o perioada lunga de timp in domeniul securitatii si sanatatii in munca, am considerat ca ar trebui sa profitam din plin de toate beneficiile pe care tehnologia actuala ni le poate aduce si care poate fi adaptata si in domeniile SSM, PSI si HR. si ca este absolut  necesara adaptarea la nou, respectiv integrarea in lumea “dosarului digital”.

Am dorit sa realizam posibilitatea de a oferi specialistilor din domeniu posibilitatea de a utiliza un instrument modern in munca lor prin economisirea de resurse materiale si timp, cu efect pozitiv in calitatea serviciilor prestate conferind sansa si totodata oportunitatea de a-si organiza eficient, usor si practic activitatea de SSM; instruirile si evaluarile angajatilor sa se realizeze de la distanta, deasemenea si testarile periodice, prin chestionare online. Am dorit deasemenea, ca interactiunile cu institutiile publice, inclusiv controalele realizate de acestea  sa fie nu  doar mai rapide si eficiente, ci si mai practice si transparente, acestea avand posibilitatea de a accesa documentele direct in platforma digitala de gestionare a documentelor angajatorilor pe care ii controleaza.

Am reusit sa identificam solutii care sa ne permita pe de o parte sa interactionam la distanta iar pe de alta parte sa facem ca acest mod de a interactiona sa fie unul care sa respecte cerintele legale privitoare la documentele obligatoriu de a fi intocmite cu prilejul acestor interactiuni, respectiv pentru ca documentele sa aiba valoare juridica este nevoie ca acestea sa fie semnate cu o semnatura electronica echivalenta semnaturii olografe, respectiv cu o semnatura electronica avansata/ calificata.

2. La incheierea unui contract de munca este necesara semnatura electronica calificata, sau este suficienta semnatura electronica avansata?

Conform OUG privind utilizarea semnaturii electronice in domeniul relatiilor de munca, la incheierea contractului individual de munca se poate opta pentru utilizarea semnaturii electronice avansate sau semnaturii electronice calificate , insotite de marca temporala si sigiliul electronic calificat al angajatorului.

Cred ca este important ca atat angajatorul cat si angajatul sa inteleaga clar in ce conditii semnaturile electronice pe care le folosesc au valoare legala si pot fi dovedite in instanta. Pentru semnaturile calificate acest efort este minim, ele au implicit valoare de semnatura olografa.

3. Daca un candidat la angajare (persoana fizica) doreste sa isi procure semnatura electronica, cum o poate face? Cat costa?

Desigur, oricine isi poate achizitiona semnatura electronica de la unul dintre furnizorii din Romania sau de la un furnizor din Uniunea Europeana. In acest moment, in Romania emit certificate calificate 5 furnizori iar in Uniunea Europeana sunt 220 de astfel de companii. Costul difera in functie de tipul de semnatura, valabilitate, numarul de semnari incluse etc.

4. Daca a fost achizionata in vederea incheierii unui contract de munca, poate fi utilizata si la semnarea altor contracte?

Da, se poate utiliza si la semnarea altor documente. Cu cat mai multe servicii care permit utilizarea semnaturii electronice, cu atat mai bine. Cu acelasi certificat calificat pot fi accesate toate aceste servicii si se pot trimite documente semnate electronic, mai ales ca OUG 38/2020 precizeaza ca autoritatile si institutiile publice au obligatia de a primi documente semnate electronic.

5. Daca un angajator (persoana juridica) doreste sa procure semnatura electronica, cum o poate face?

Exista in Romania 5 Prestatori de Servicii de Incredere de la care se pot achizitiona semnaturi electronice calificate, sigilii electronice si marca temporala. In Uniunea Europeana sunt 220 de prestatori care emit certificate calificate, 113 de prestatori care emit sigilii electronice calificate si 126 de prestatori care emit marci temporale calificate.

6. Cum poate plati semnatura electronica a candidatilor, daca doreste? Cate astfel de semnaturi va putea sa achizitioneze? Cat costa? De exemplu, daca o firma are 100 de salariati si doreste sa achizioneze semnatura electronica pentru toti, pentru un an, cat ar costa? Este mai avantajos sa achizionam pentru toti deodata, sau sa achizionam semnaturi pe masura ce se dovedesc necesare?

Angajatorul poate cumpara de la un furnizor certificatele digitale si semnaturi electronice pentru angajati sau pentru candidati. Nu exista un numar limita de semnaturi ce pot fi achizitionate.
Pentru semnarea contractelor de munca, de exemplu, pentru ca se semneaza doar cateva documente pe an, pretul unui certificat de semnatura in cloud sau semnnatura la distanta variaza intre 1 Euro si 10 Euro. Certificatele pot fi cumparate pe masura ce un angajat are nevoie de ele. Atunci cand se cumpara un certificat pentru semnnatura la distanta si semnaturile pot fi platite treptat, pe masura ce angajatul semneaza documente.

7. Ce date trebuie sa furnizeze candidatul in vederea semnarii contractului, cu o semnatura pusa la dispozitie de catre angajator? Ce probleme legate de protectia datelor pot fi generate in procesul de prelucrare a acestor date?

Este nevoie de furnizarea acelorasi date pe care le-ar furniza si la semnarea olografa a contractului de munca.
Daca se opteaza pentru o semnatura electronica calificata, trebuie sa fie cunoscut faptul ca prestatorii de servicii de incredere calificati sunt auditati, verificandu-se inclusiv faptul ca respecta cerintele GDPR. Toate informatiile necesare emiterii certificatelor calificate si semnarii calificate a documentelor sunt transmise prin conexiuni securizate. De asemenea, in contractul incheiat intre angajator si prestator se va stipula faptul ca datele personale ale titularilor semnaturilor electronice sunt folosite exclusiv in scopul emiterii certificatului calificat/avansat.

8. Daca angajatorul a achizitionat semnatura electronica, este suficienta trimiterea unui pdf candidatului, cu solicitarea de selectare a imaginii care sa indice existenta unei semnaturi electronice?

Doar angajatul poate semna electronic documentele cu semnatura sa. Acesta trebuie sa aiba control exclusiv asupra operatiunii de semnare, indiferent daca este vorba despre o semnatura avansata sau despre una calificata. Intre semnatura si identitatea reala a angajatului trebuie sa existe o legatura fara echivoc.
Nu este permis ca angajatorul sa semneze vreodata in numele angajatului.

9. In ce conditii expira semnatura electronica? Expira la un termen cert, sau poate sa expire odata cu contractul de munca, astfel incat salariatul sa beneficieze de semnatura electronica platita de angajator numai atat timp cat este angajat?

Certificatul care sta la baza crearii semnaturii expira, valabilitatea unui certificat calificat poate varia de la cateva minute la 3 ani, dar se poate reinnoi.
Semnatura electronica nu expira niciodata. Semnatura calificata poate fi creata folosind mecanisme ce permit validarea pe termen lung (LTV – Long Term Validation) si tot pentru acest timp de semnatura verificarea se poate face centralizat, folosind listele de incredere publicate la nivelul Uniunii Europene. Pentru niciun alt tip de semnatura nu exista posibilitatea de validare centralizata.

10. Daca angajatorul a achizionat semnaturile candidatilor/salariatilor, acestia vor putea semna si alte contracte, fara legatura cu raportul de munca?

Daca anagajatorul achizitioneaza certificatul pentru anagat, depinde de politica angajatorului daca angajatul va putea semna si alte documente cu acea semnatura sau nu. Daca angajatul are propriul sau certificat, atunci poate semna orice.

11. Cat dureaza procesul de achizionare a semnaturii? Ce etape trebuie parcurse? Sa presupunem ca un candidat este declarat angajat la sfarsitul interviului (online). Ce trebuie facut din acest moment, pas cu pas, pana la semnarea efectiva a contractului?

Procesul de achizitie poate dura in jur de 10 minute daca este on-line, iar daca se prezinta la sediul prestatorului, cel mult o ora.
A. Inainte de emiterea certificatului pentru semnatura electronica, cel mai important lucru este verificarea identitatii persoanei care semneaza, pentru a raspunde la aceste doua cerinte din Regulamentul eIDAS: semnatura face trimitere exclusiv la semnatar si permite identificarea semnatarului. Folosind un certificat calificat, acest lucru este verificat si garantat de prestatorul de servicii de incredere.Pentru a emite certificate calificate, verificarea identitatii se poate face fata in fata sau printr-un apel video, folosind o aplicatie acreditata pusa la dispozitie de prestatorul calificat.
B. Dupa verificarea identitatii si completarea datelor persoanei, certificatul este emis si poate fi folosit imediat pentru semnarea documentelor. 
C. Cel care semneaza trebuie sa se autentifice si apoi sa autorizeze fiecare semnatura pe care o creeaza. Este necesara o autentificare cu doi factori, de exemplu nume de utilizator si parola si un cod unic de autorizare primit pe telefon.

12. Care este nivelul de cunostinte tehnice din partea candidatului pe care il presupune achizitionarea si utilizarea semnaturii electronice?

Utilizatorii de semnatura electronica nu trebuie sa aiba cunostinte tehnice speciale. Daca se descurca sa utilizeze calculatorul sau telefonul mobil este suficient pentru a intelege procesul de semnare.

13. Cum poate fi furnizata semnatura electronica la distanta unui candidat care se afla intr-o alta tara (UE/nonUE)?

Pentru un candidat care se afla in alta tara pot fi emise certificate calificate si aici este necesara verificarea riguroasa a identitatii. Verificarea se poate face de catre un notar sau se poate face identificare video, folosind o aplicatie acreditata pusa la dispozitie de prestatorul calificat de servicii de incredere.

14. Ce inseamna nivelul de asigurare „substantial” sau „ridicat” si care este diferenta dintre acestea? Ce nivel de asigurare este necesar la incheierea contractului de munca?

Nivelul de asigurare „substantial” si „ridicat” apare in prima parte a Regulamentului eIDAS si se refera la mecanismele de identificare. Nu are legatura cu semnatura electronica si este un concept diferit de certificatul folosit pentru semnare.

15. Ce este marca temporala calificata  si ce este sigiliul electronic calificat?

O marca temporala reprezinta date in format electronic care leaga alte date in format electronic de un anumit moment, stabilind dovezi ca acestea din urma au existat la acel moment. O marca temporala calificata este emisa de un prestator de servicii de incredere calificat. Aceasta este utilizata, de exemplu, pentru a garanta existenta la un anumit moment de timp a unor date electronice, cum ar fi, de exemplu, o semnatura electronica. Previne antedatarea documentelor.
Sigiliul electronic calificat este noul instrument de semnatura pentru persoanele juridice. Astfel, odata cu intrarea in vigoare a eIDAS, este disponibil un sigiliu electronic calificat pentru companiile si organizatiile din sectorul privat, autoritatile si institutiile bugetare.
Acesta atesta ca un document a fost emis de o persoana juridica si garanteaza autenticitatea si intregritatea documentului.
Folosind sigiliul electronic calificat, o persoana juridica se protejeaza impotriva riscului ca un document emis de aceasta sa fie falsificat/modificat de altcineva.

16. Cum ar trebui angajatorul sa precizeze tehnologia/tehnologiile cu care se creeaza semnatura, pe care le accepta/utilizeaza? De exemplu, daca utilizeaza tehnologia bazata pe chei publice – va trebui sa furnizeze candidatilor la angajare aceasta informatie?

Angajatorul poate, conform OUG, sa aleaga sa foloseasca o semnatura avansata sau o semnatura calificata. Semnatura calificata, se bazeaza pe tehnologie cu chei publice dar nici angajatorul si nici angajatul nu trebuie sa aiba cunostinte tehnice pentru a o utiliza. Daca angajatorul informeaza angajatul ca vor semna contractul cu semnatura calificata, aceasta informatie este suficienta pentru amandoi pentru a sti ca semnatura are implicit valoare legala, este valida pe termen lung si poate fi verificata automat.

Conform Deciziei de punere in aplicare (UE) 2015/1506 a Comisiei, o semnatura avansata foloseste si ea un certificat digital si tehnologia PKI. Acest certificat trebuie emis fiecarei persoane care semneaza. Angajatul trebuie sa fie informat cu privire la emiterea acestui certificat si a modului in care semnatura pe care o creeaza indeplineste cerintele semnaturii avansate din eIDAS:

La folosirea semnaturii avansate, angajatul poate fi vulnerabil. El trebuie sa cunoasca si sa pastreze, pentru fiecare angajator cu care a semnat folosind semnatura avansata, atat documentele semnate cat si mecanismele prin care semnatura respectiva poate fi verificata, conditiile in care documentul are valoare de document semnat cu semnatura olografa si modul in care acest lucru poate fi demonstrat.

17. Ce organism controleaza tehnologiile acceptate/utilizate?

Pentru serviciile calificate, certificat digital calificat, marca temporala calificata si sigiliu electronic calificat, prestatorii de servicii de incredere care le ofera au statutul de prestator calificat, conform Regulamentului eIDAS. Ei sunt auditati de auditori acreditati iar raportul de audit este transmis organismului de supraveghere national. In Romania, acest organism este ADR. Prestatorii calificati din fiecare stat UE sunt trecuti intr-o lista sigura, pentru a fi verificate automat serviciile pe care le ofera. Aceste liste sunt centralizate la nivelul UE - https://webgate.ec.europa.eu/tl-browser/ - iar aplicatiile verifica automat daca o semnatura este calificata sau nu folosind aceasta lista.

Pentru a crea o semnatura calificata este necesar, in afara de certificatul calificat, un dispozitiv calificat de creare a semnaturilor. Acesta trebuie sa indeplineasca niste cerinte definite de Regulamentul eIDAS iar verificarea indeplinirii cerintelor este verificata de laboratoare de certificare independente. Comisia Europeana publica o lista a dispozitivelor calificate de creare a semnaturilor electronice.

Tot ce inseamna crearea unei semnaturi calificate trece printr-un proces de verificare riguros si permanent. Pentru semnaturile avansate nu este realizata nicio verificare si nu exista garantii iar din acest motiv este foarte complicat sa dovedesti ca o semnatura este avansata.

18. Este necesar ca fiecare angajator sa adopte o politica de baza pentru semnatura electronica?

Aceasta politica ar putea fi inclusa in Regulamentul intern, sau ar avea caracter confidential?Daca foloseste semnatura calificata lucrurile sunt simple, aceasta are implicit valoare de semnatura olografa.

Daca alege semnatura avansata, angajatorul trebuie sa descrie la nivel de detaliu procedura de creare a semnaturii, modul in care sunt indeplinite cerintele din Regulamentul eIDAS pe care le-am enumerat mai sus, cum se verifica semnatura avansata si in ce conditii documentul semnat cu aceasta semnatura are valoare legala. De exemplu, daca angajatul foloseste adresa de e-mail de serviciu pentru a semnare acte, angajatorul trebuie sa garanteze ca nu are sub nicio forma acces la e-maiul angajatului. Toate aceste informatii trebuie puse la dispozitia angajatului si a oricarei persoane doreste sa valideze o semnatura avansata folosita de acel angajator.

19. Cum poate fi semnat cu rezerve un anumit document (in cazul in care semnatarul isi da acordul cu anumite conditii)?

Trebuie agreata o forma a documentului pe care sa o semneze toate partile.

20. Care este diferenta dintre semnatura electronica avansata bazata pe certificat calificat si semnatura calificata si care dintre acestea este necesara la incheierea unui contract de munca?OUG permite utilizarea semnaturii calificate sau a semnaturii avansate.

Daca ar fi sa facem o comparatie intre semnatura calificata si cea avansata este ca si cum am compara o masina noua, cumparata de la un dealer auto, care a fost omologata de RAR cu o masina pe care o construim singuri, nu o omologam la RAR, si pentru care trebuie sa facem expertiza si sa demonstram, de fiecare data cand este oprita in trafic, ca respecta toate normele de siguranta, poluare etc.
 
Ca urmare a intrarii in vigoare a reglementarilor legislative prevazute in OUG nr.36/ 06.05.2021 privind utilizarea semnaturii electronice avansate sau semnaturii electronice calificate insotite de marca temporala si sigiliul electronic calificat al angajatorului in domeniul relatiilor de munca (H.R.) si activitatii de securitate si sanatate in munca (S.S.M.).

Avem placerea sa va facem cunoscuta organizarea in data de 18.05.2021, ora 10.00 a Webinarului National online ’’DIGITALIZAREA RELATIILOR DE MUNCA SI A ACTIVITATII DE  SECURITATE SI SANATATE IN MUNCA, in contextul noilor reglementari legislative’’, ce urmeaza sa se desfasoare pe  platforma informatica SSM.ro.

Evenimentul este GRATUIT si isi propune sa aduca in atentia autoritatilor, angajatorilor, specialistilor S.S.M. si H.R. modul de interpretare si solutii practice de aplicare a noilor reglementari legislative, in actualul context legislativ, cand  in sfarsit, putem spune adio sintagmei “pix cu pasta sau stilou” consacrate de mai bine de 50 de ani in normele care au reglementat securitatea si sanatatea in munca (protectia muncii) in Romania.
 
Pentru a putea participa la acest eveniment va rugam sa va inscrieti accesand link-ul -https://www.ssm.ro/seminar/18-mai-2021