Cultura organizationala se schimba profund. La ce transformari sa ne asteptam cand revenim la birou

De la comunicare si pana la organizarea spatiului de lucru, marile companii pregatesc deja terenul pentru repornirea economiei. Cum va arata insa noua lume post-pandemie? Si ce masuri ar trebui sa luam noi pentru a ne asigura ca venim in sprijinul celor care asteapta sa ii indrumam si sa ii linistim cu privire la riscurile muncii intr-un birou deschis, de exemplu?

La nivel global se iau deja masuri semnificative de schimbare a structurilor de lucru. Nu vorbim doar de strategiile de comunicare, ci si de cladirile de birouri sau de spatiile de lucru. De la usi rotative pana la dezinfectarea spatiilor in mod mult mai frecvent, toate aceste noi politici sunt urgente si vor face diferenta intre prezentul care ne-a oferit o lectie si viitorul in care, sa speram, vom putea controla mult mai bine astfel de situatii.

Intrarile in cladirea in care muncim vor fi dotate cu solutii dezinfectante, iar la dispozitia angajatilor vor fi puse echipamentele de protectie necesare, adaptate si in functie de specificul activitatii desfasurate. Masurile de sanatate si securitate in munca trebuie deja actualizate, trebuie sa acceleram unele masuri de protectie chiar daca legislatia nu le cuprinde inca. Trebuie sa fim inaintea unui eventual nou val al pandemiei si trebuie sa facem asta pentru a sprijini salariatii si compania deopotriva.

Este de dorit sa existe o mai mare atentie la ceea ce folosim in birouri, de la suprafetele care ar trebui sa fie cat mai usor de curatat si pana la sistemele de ventilatie. Desi nu ne place, in urmatoarele cateva luni distantarea sociala isi va spune cuvantul, va trebui in continuare sa incercam sa lucram fara a exagera in ce priveste socializarea si evitand grupurile mai mari de oameni. Pe o perioada mai extinsa de timp, evenimentele cu numar mare de oameni nu vor fi, cel mai probabil, permise.

Multe dintre aceste recomandari existau cu mult timp inainte ca pandemia de COVID-19 sa oblige firmele sa ia aceste masuri. Iata insa ca o situatie de criza pune o presiune suficient de mare incat sa ne forteze sa gasim rezolvari rapide, iar aceasta accelerare a ceea ce se dovedeste, din multe puncte de vedere, a fi un progres (cel mai bun exemplu este digitalizarea unor proceduri si servicii) va aduce beneficii pe termen lung.
Este la fel de adevarat ca pentru foarte multi angajatori nu se vor schimba foarte multe, nu si in situatia in care legislatia nu va face actualizarile si modificarile necesare. Nu toate firmele vor dori sa investeasca in masuri mai eficiente de protejare a salariatilor de riscul de contaminare, iar amenzile probabile din partea ITM-urilor nu se vor dovedi viabile daca nu vor existe prevederile clare in lege.

Munca de acasa va continua sa se mentina la nivel ridicat deoarece vor exista si multi salariati care vor cere sa lucreze in continuare de la domiciliu. Mai mult, companiile au avut ocazia sa testeze masura in care angajatii isi pot face munca de acasa si sa evalueze, de asemenea, masura in care aceasta schimbare a fost eficienta pentru companie  in ce priveste costurile. Pentru acele companii care asigurau transportul salariatilor sau decontau platile cu deplasarea, cu siguranta au existat din start reduceri de costuri, inclusiv daca se asigura masa de pranz. Pentru salariatii care nu primeau astfel de beneficii, s-a vazut o crestere a veniturilor, acestia din urma nemaifiind nevoiti sa achite transportul zilnic pana la locul de munca si inapoi, eliminand totodata si costurile zilnice cu masa de pranz. Acesta este inca un factor care ii va face pe multi salariati sa ia in calcul in continuare munca de acasa, chiar si dupa incheierea starii de urgenta, iar companiile ar trebui sa fie pregatite si deschise in fata unor astfel de propuneri.

Se estimeaza deja ca in urmatorul an va fi inregistrata o crestere majora a celor care vor dori sa lucreze in continuare de acasa, iar companiile care doresc sa isi pastreze salariatii vor trebui sa accepte astfel de cereri si sa isi aminteasca lectia recenta: doar cei care se adapteaza rapid depasesc criza.
Din varii motive, nenumarati angajatori s-au aratat neincrezatori in fata telemuncii sau a muncii de acasa, insa aceasta criza a alungat scepticismul pentru multi dintre ei. Au avut ocazia sa testeze, sa vada si sa se convinga ca munca de acasa vine la pachet cu mai multe beneficii si ca asta nu inseamna ca cei care lucreaza de acasa nu mai lucreaza sau nu mai sunt la fel de eficienti. Dimpotriva, in nenumarate situatii si, din nou, in functie de fiecare domeniu in parte, munca de acasa va fi mult mai eficienta pentru multi angajati si va aduce companiei rezultate mult mai bune.

Un alt avantaj al muncii de acasa il reprezinta faptul ca firmele isi pot restrange suprafata sediilor, isi pot limita numarul de birouri si pot economisi bani prin reducerea chiriilor si renegocierea contractelor pentru suprafete mai mici de lucru, in contextul in care mai putini angajati vor lucra de la birou. Companiile pot reinvesti banii economisiti in tehnologii noi care sa faciliteze munca de acasa, comunicarea cu salariatii, cu partenerii de business si, nu in ultima instanta, inclusiv cu clientii.
Ceea ce s-a petrecut in piata muncii a fost un proces de invatare rapida in conditii de criza, insa un proces care va aduce numai beneficii acelor companii care au inteles cat de mult le poate ajuta aceasta transformare. Multe dintre companiile care nu erau pregatite in ce priveste munca de acasa si care nici nu au depus eforturi in a digitaliza rapid sistemele si a se asigura ca vin in sprijinul angajatilor in ce priveste munca de acasa au inregistrat scaderi ale productivitatii muncii.
 
Cum comunicam insa schimbarile pe care ni le dorim? Va trebui sa anuntam si sa gestionam inclusiv situatii in care birourile nu vor mai fi open space, iar unii angajati vor fi rugati chiar sa lucreze de acasa. Va trebui sa avem pregatit un plan cu argumente si un discurs care sa explice beneficiile existente in aceste schimbari mai ales deoarece tendinta oamenilor, in general, este de a fi inchisi in fata noului si de a opune rezistenta la schimbare. Nu vrem sa avem parte de demisii, ci de oameni care sa imbratiseze cu entuziasm schimbarea. Nu vrem echipe demotivate, ci oameni care inteleg ca viitorul poate fi din ce in ce mai stralucitor daca il construim impreuna, mai uniti ca niciodata.

De la birourile deschise, adesea mult prea aglomerate, vom vedea, cel mai probabil, noi rezolvari care sa permita un spatiu mai mare de lucru. Este foarte posibil sa revenim, asadar, la birouri inchise, chiar daca aceste transformari se vor face, in multe cladiri, prin costuri reduse. Sa ne asteptam, totodata, ca videoconferintele sa continue pe trendul ascendent. Sedintele interminabile cu zece, cincisprezece sau douazeci de oameni ingramaditi intr-o singura incapere ar trebui sa devina istorie.

Arhitectii si designerii de interioare vor regandi totul, vor raspunde rapid cererii, insa criza actuala a generat oricum o schimbare in felul in care, in urmatorii ani, vom vedea organizate birourile si spatiile diverse de lucru. Va trebui, de fiecare data, sa luam in calcul si astfel de situatii de criza.
Se dezbat deja strategii si politici comune pentru a schimba reglementarile de siguranta la locul de munca si ar trebui sa ne asteptam la informari oficiale la nivel local si mondial in perioada urmatoare.
Sistemele de dezinfectare din spatiile comune si din incaperi precum bucatarii sau bai vor fi modificate, noile tehnologii din ce in ce mai sigure precum cele din aeroporturi le vor lua locul. Automatizarea si tehnologiile moderne isi vor spune cuvantul din ce in ce mai mult.

Flexibilizarea programului de munca nu va mai fi pentru cele mai multe companii doar un mod de a incerca sa bifeze un trend undeva in viitorul indepartat, ci o realitate concreta ceruta nu doar de angajati, ci si de legislatie. Va trebui, cu adevarat, sa depunem eforturi comune si sa ne dam silinta ca intreaga tranzitie sa se faca in mod proactiv, cu incredere in schimbare si fara teama de necunoscut.
Va trebui sa comunicam avand incredere in ceea ce propunem, ceea ce promitem si ceea ce credem, inainte de toti ceilalti, ca se va produce. Schimbarea este posibila, iar imbratisarea noului va completa ceea ce a continuat sa functioneze chiar si pe timp de criza. Multe dintre informarile pe care le facem se muta in online, chiar si cele pe care preferam in trecut sa le comunicam direct persoanei. Vom avea grija, totodata, sa pastram cei doi piloni care compun esenta comunicarii eficiente: sinceritatea si empatia.