5 metode testate si confirmate pentru a lucra eficient de la distanta

Luna martie 2020 a insemnat debutul unui nou model acceptat la scara larga printre angajatorii romani: munca de la distanta. Acum, la 2 ani de la declansarea Pandemiei, vedem din ce in ce mai multa flexibilitate, in sensul ca munca de la distanta nu presupune doar munca de acasa, ci si munca din orice locatie aleasa de angajat si acceptata de angajator. Vedem un angajat mai relaxat (teoretic) si, in mare parte, un angajator multumit.

In cifre, vedem ca undeva la 60% dintre angajati doresc sa beneficieze de program flexibil, inclusiv dupa incetarea Pandemiei, angajatorii vor sa reduca spatiile de birouri cu 30%, dar si ca aproximativ 60% dintre angajatori considera ca munca ar fi mai eficienta daca s-ar desfasura de la birou.

Pana vom avea posibilitatea legala de a reveni in efectiv complet la birou, ar fi cateva modalitati prin care putem creste eficienta si productivitatea relatiilor de munca de la distanta.

1. Pe primul loc se afla Comunicarea eficienta, prin asta intelegandu-se o modalitate rapida de a tine legatura cu angajatii
Fie ca vorbim de grupuri de Whatsapp, Skype sau chiar un chat intern dedicat salariatilor, este important sa alegem si tipul acesta de comunicare, dincolo de aspectul oficial pe care un email il ofera. Rezultatul va fi evitarea neintelegerilor si a erorilor, economie de timp, deci finalizarea taskurilor in timp util. Bineinteles, aceasta forma de a comunica poate avea si un efect de apropiere intre echipele de lucru, dar si spargerea unor bariere ierarhice.

2. In stransa legatura cu o comunicare eficienta, vin si clarificarile legate de activitatea fiecarui angajat si a rolului pe care il are in proiect/echipa
Trebuie sa ne asiguram ca fiecare angajat, pentru a-si indeplini cu success rolul in companie, are acces la toate resursele de care are nevoie, stie exact ce are de facut, ii sunt comunicate sarcinile cu obiectivitate, pentru a preintampina interpretarile ce pot aparea din diferentele de temperament. Desigur, trebuie sa ne asiguram ca fiecare angajat stapaneste lucrul cu instrumentele digitale puse la dispozitie. Desi traim intr-o era profund digitalizata, sunt persoane printre salariatii nostri care nu au dezvoltat un simt practic in aceasta directie.

3. Pentru un manager care trebuie sa coordoneze diferite proiecte si care lucreaza cu echipe, sunt foarte utile instrumentele de gestionare a task-urilor
Pentru eficienta, dincolo de comunicare si cunoasterea sarcinilor de serviciu, foarte benefica este coordonarea, pentru a urmari contributia fiecaruia la proiect. Sunt multe modalitati de project management care ajuta la o buna gestionare a taskurilor, la urmarirea evolutiei proiectului, dar si notificarea celorlalti membri ai echipei atunci cand unul dintre ei implementeaza diverse modificari.

4. In cazul in care nu sunt inca implementate, aproape obligatorie ar trebui sa fie existenta unor proceduri de lucru
In situatiile in care unul dintre salariati se imbolnaveste sau nu poate lucra, este foarte important ca un alt angajat sa poate prelua activitatea, astfel incat sa nu existe blocaje. In aceste cazuri, un document in care sa existe intrebari frecvente si raspunsurile lor ar putea deveni, in timp, “coloana vertebrala” a functionarii echipei la distanta.

5. Sarbatoriti succesele
Un aspect important al muncii de la distanta il constituie lipsa. Lipsa contactului vizual si fizic, lipsa discutiilor din pauze, lipsa glumelor si a micilor “bisericute”, lipsa sentimentului de echipa. Totul devine individual. Niciun device nu va reusi sa suplineasca fiintele umane, de aceea, pe cat posibil, este important sa transmitem un mesaj pozitiv angajatilor. De multe ori, din cauza distantei, este posibil sa simta ca uneori munca lor nu este recunoscuta. Sunt utile recompensele sau recunoasterea publica a realizarilor lor, atat individual, cat si la nivel de grup.

Nimic nu energizeaza mai mult o echipa decat satisfactia pe care o simt membrii ei atunci cand li se recunoaste munca si faptul ca au lucrat impreuna pentru a realiza ceva important.

Piata muncii este intr-o continua schimbare, la nivel mondial. Aceasta poate fi o oportunitate pentru a ne flexibiliza si a gasi variante eficiente si, de ce nu, distractive pentru a imbunatati cultura organizationala, modalitatea de lucru, dar si stilul de viata al angajatilor.